Wednesday, November 14, 2012

Order Letter (Surat Pemesanan)

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. 
Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. 
Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi: 
  • Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi) 
  • List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
  • Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
  •  Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran) 
  • An order number (nomor pesanan) 
Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu: 
a. Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)  
b. Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi) 
Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan. 
Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 
  1. No. (number) (nomor) 
  2. Unit price (harga peruntit) 
  3. Description/ items (barang) 
  4. Amount (Jumlah)
  5. Quantity (jumlah banyak 
  6. Delivery date (tanggal pengiriman) 
  7. Type (jenis)
  8. Terms of payment (cara pembayaran)
Format of order Letter:

[Date] (tanggal)

Ms. Nicole Anderson          [ Sender Name] (nama pengirim)
Beller Company, Inc            [ Company Name] (nama perusahaan)
445 Highbury Park              [ Street Address] (alamat)
London 33056                     [ City,Zip Post Code] (kot, kode pos)

Dear Ms. Anderson,             [Recipient Name] (nama penerima)

Thank you for sending your catalog so promptly, It arrived within a few days of my request. 

Please send me the following items by parcel post              [ Salutation] (salam pembuka)
1.      Copy Emnet and Mulen.                                              [ Body of Letter] (isi surat)
High School Alegbra     @ $ 14                        $   14
2.      25 Copies Pinehurst
Plane Geometry             @ $ 10                        $  250  +
Total:                                                                $  264 
I am enclosing a money order for $ 264. If there are additional charges. Please let me to know.Please mail the books to the address given above or contact me at xxxxxxx at your convenience.         [Closing of Letter] (penutup)



Very truly yours, 

[ Signature] (ttd) 




[Your name] 
[Company name]Pastikan untuk menyertakan pembayaran, amplop tersebut, dan menempatkan cap di atasnya sebelum mengirimkan surat itu.
Contoh surat Order Letter:

No response to “Order Letter (Surat Pemesanan)”

Leave a Reply