Teori Organisasi Birokrasi dan Administrasi

Latar belakang

Pada kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Birokrasi dan Administrasi, khususnya mengenai masalah birokrasi dan administrasi, landasan teori birokrasi dan administrasi serta pembahasan masalah birokrasi dan administrasi. Mengingat luasnya subjek yang menjadi bahan pembahasan, dengan sendirinya apa yang dapat saya sajikan hanyalah paparan secara sangat ringkas dalam kerangka pikir tertentu, dan di sana -sini mendalami berbagai aspeknya.

Birokrasi secara etimologis berasal dari kata Biro (meja) dan Kratein (pemerintahan), yang jika disintesakan berarti pemerintahan Meja. Tentu agak 'lucu' pengertian seperti ini, tetapi memang demikianlah hakikat birokrasi oleh sebab lembaga inilah tampak kaku yang dikuasai oleh orang-orang di belakang meja. Mengapa demikian? karena di dalam pendekatan institusional (kelembagaan),  khususnya di dalam skema, tercantum 'lalu-lintas' administrasi negara dari eksekutif 'turun' ke Kebijakan Administrasi, lalu ke Administrasi dan yang terakhir ke pemilih. Artinya, setiap kebijakan setiap kebijakan negara yang yang diselenggarakan pihak eksekutif diterjemahkan ke dalam bentuk kebijakan administrasi negara, di mana pelaksanaan dari administrasi tersebut dilakukan oleh lembaga birokrasi. Kita mungkin mengenal badan-badan seperti Departemen, Kanwil, Kantor Kelurahan, Kantor Samsat, di mana kantor-kantor tersebut semua merupakan badan-badan birokrasi negara yang mengimplementasikan kebijakan negara dan bersifat langsung berhubungan dengan masyarakat.

Birokrasi juga dioperasikan oleh serangkaian aturan serta prosedur yang bersifat tetap. Terdapat rantai komando berupa hirarki kewenangan di mana tanggung jawab setiap bagian-bagiannya 'mengalir' dari 'atas' ke 'bawah.'

Sedangkan Administrasi adalah ilmu yang bersifat Multidisiplin (kompleks). Ini berarti konsep administrasi dipahami melalui berbagai definisi, teori, paradigma, pendekatan, metode tertentu yang bersifat utuh dan menyeluruh (wholeness). Ilmu-ilmu yang membangun ilmu administrasi antara lain ekonomi, politik, sosiologi, budaya, komunikasi, antropologi. Administrasi merupakan bagian dari Ilmu Sosial yang mempelajari interaksi manusia dalam melakukan kerjasama (cooperative) melalui penggunaan sarana dan sumberdaya yang terbatas (limited resources).

Dalam arti sempit, administrasi tidak lebih dari kegiatan ketatausahaan (clerical work), biasanya menyangkut tugas pekerjaan/urusan keuangan, kepegawaian, kearsipan, dokumentasi, logistic, korespondensi, teknis, operasional program, layanan informasi yang bersifat administrasi.

Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerjasama berdasarkan rasionalitas tertentu yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

                Antara Birokrasi dengan Administrasi mempunyai hubungan yang sangat kuat. Dengan demikian, administrasi birokrasi berarti pelaksanaan kebijaksanaan umum suatu negara, di mana kebijakan umum itu sendiri telah dirancang sedemikian rupa guna mencapai tujuan negara secara keseluruhan.

Masalah

         Tidak semua birokrasi dan administrasi berjalan lancar. Semua pasti sering mengalami hambatan, kendala atau masalah. Disini saya akan memberikan contoh tentang masalah birokrasi dan administrasi.

        Dalam era globalisasi ini, banyak birokrasi yang telah berkembang. Bahkan perkembangannya sangat pesat. Diantaranya adalah birokrasi administrasi pembangunan. Dan dari antara perkembangan birokasi tersebut, tidak semua birokrasi dapat berjalan lancar dan akan selalu ada halangan. Oleh karena itu tinggal bagaimana kita menyikapi masalah-masalah tersebut.

Landasan Teori

         Sebagaimana yang kita ketahui, Mary Jo Hart mengemukakan tafsirnya atas paradigma komunikasi organisasi dengan mengeluarkan empat perspektifnya, yang dirangkum kembali menjadi dua perspektif besar, yakni klasik dan kontemporer. Teori Birokrasi Max Weber merupakan salah satu teori besar dalam perspektif klasik. Selain itu, terdapat Teori  Manajemen Ilmiah (Taylor) dan penerimaan Kewenangan (Barnard). 

Menurut observasi beberapa pakar komunikasi, konsep organisasi sebenarnya telah berkembang cukup lama, yakni mulai abad 20. Konsep-konsep inilah yang sekarang dikenal sebagai teori klasik (classical theory) atau terkadang beberapa orang mengenalnya sebagai teori tradisional. 
Hingga hari ini, dampak dari teori klasik pada organisasi masih mendominasi. Birokrasi adalah kata kunci utama yang dapat menghantarkan kita pada pemaknaan praktik classical theory, khususnya Indonesia yang terkenal dengan keruwetan birokrasinya yang telah membudaya.

Dalam memahami teori organisasi klasik, maka nama besar Weber akan sulit untuk dilepaskan. Tokoh paradigm interpretatif  yang menjadi sangat popular dengan buah pemikirannya, yakni Karakteristik Organisasi Weberian (Organisasi Formal), akan selalu identik dengan keyword ‘birokrasi’, karena memang pada konsepnya terdapat konsep birokrasi yang mendetail .

Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Menurut Weber, bentuk organisasi birokratik merupakan bentuk yang paling efisien. Dalam teorinya, Weber mengemukakan sepuluh (10) ciri organisasi1, yaitu:

1.    Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.
2.    Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas, tugas-tugas tersebut disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi  (job description).
3.    Kewenangan: melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan (saat resmi menduduki sebuah jabatan).
4.    Garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkhis.
5.    Sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
6.    Prosedur bersifat formal dan impersonal. Perlu adanya catatan tertulis demi kontinuitas, keseragaman (uniformitas), dan untuk maksud-maksud transaksi.
7.    Adanya prosedur untuk menjalankan disiplin anggota.
8.    Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9.    Pegawai yang dipilih utk bekerja berdasarkan kualifikasi teknis.
10.    Kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Sebagai implikasinya, teori Weber pada komunikasi organisasi menunjukkan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (positional communication). Relasionalitas dibentuk antar jabatan, bukan antar individu. Teori ini juga termasuk dalam tradisi posisisonal2 karena masih berada satu payung kajian mahzab klasik, selain teori empat sistem dari Likert.

Pembahasan

              
Kendala-kendala birokrasi dan administrasi itu dapat terselesaikan apabila memenuhi faktor-faktor dibawah ini:

1.      Faktor Internal (Internal Factor) faktor yang sangat substansial sekali. Faktor internal inilah yang menyebabkan timbulnya faktor eksternal, yaitu permasalahan dari segala aspek dan problem yang dijadikan isu agenda politik yang dikemukakan dimuka. Digambarkan disini, indikator yang dipengaruhi adalah “Tata Pemerintahan” dan yang mempengaruhi adalah “Penerapan Administrasi”, yang selanjutnya disebut Faktor Internal. Dalam indikator Tata Pemerintahan ini, sangat banyak bidang-bidang yang kompleks, dimana semua bidang tersebut sebenarnya bila dipahami, termasuk dalam 8 (delapan) unsur administrasi yang masing-masing unsur ini merupakan disiplin ilmu yang dapat berdiri sendiri dan memiliki bahasan dan pemahaman lebih lanjut. Adapun unsur-unsur tersebut antara lain:
- Organisasi, disini lebih tepat dinamakan Pengorganisasian, yang meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyusunan pola, pengklasifikasian pekerjaan, penentuan dan pembagian tugas kerja, pembinaan hubungan intern dan ekstern dan lainnya 

- Manajemen, unsur ini lebih kepada dominasi kegiatan pimpinan yang kegiatannya seperti perencanan, pengambilan keputusan, pembinaan pegawai, pengkoordinasian satuan dan pelaksana kerja, penyempurnaan baik bentuk maupun tata kerja, dan lain sebagainya.

- Komunikasi, harus lebih mengutamakan komunikasi administrasi yang baik dalam pelaksanaannya.

- Kepegawaian, unsur ini meliputi serangkaian kegiatan mulai dari penerimaan, penempatan, pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian pegawai.

- Keuangan, meliputi pengelolaan anggaran keuangan, dari penentuan sumber, cara penggunaan, pertanggung jawaban secara sah dan efisien setelah penggunaan

-  Tata Usaha, seperti yang telah saya kemukakan pada artikel saya yang terdahulu mengenai pengertian tata usaha, maka kegiatan ini meliputi menghimpun, mencatat bahan keterangan, sampai mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan bahan keterangan. 

- Perbekalan/Logistik dan adalah unsur yang bertugas untuk mengurus tentang barang-barang logistik atau inventaris yang dapat membantu terlaksananya kegiatan

- Hubungan Masyarakat. Merupakan aktivitas yang bertugas untuk menjalin dan menjaga hubungan yang baik antar organisasi swasta/ pemerintah masyarakat dan lainnya.  Perlu diketahui, bahwa pokok yang ingin dicapai daripada Administrasi adalah efisiensi dalam segala hal. Artinya bahwa segala kegiatan yang dijalankan dalam pemerintahan harus didasarkan pada efisiensi. Hal ini berarti bahwa organisasi yang dijalankan harus mencerminkan adanya pembagian kerja yang baik, susunan organisasi yang rasional, pembagian wewenang yang proporsional dengan tugasnya dan sebagainya. Manajemen yang dijalankan juga harus rasional dengan perencanan yang realistis dan mudah dijalankan, adanya pengawasan yang baik dan sebagainya. Dalam penyelenggaraan administrasi kepegawaian, harus benar-benar menerapkan sistem administrasi dengan pemahaman yang baik, artinya tidak menerapkan sistem “keponakkan” atau “anak angkat”, tapi berpedoman atas individu atau pelaksana yang benar-benar berkompeten pada jabatan yang tepat, karena Ilmu Administrasi tidak mengenal dan menolak adanya subyektivitas yang sempit. Demikian pula dengan segala urusan keuangan dan logistiknya harus transparan, dapat dipertanggungjawabkan penggunaan dan pengadaannya dan tidak mengenal sistem komisi atau “persenan” dan unsur-unsur lainnya yang tetap berpegang pada pokok perhatian Ilmu Administrasi yang benar yaitu Efisiensi.

 2.      Faktor Eksternal (External Factor) faktor ini sebagai faktor yang timbul karena tidak maksimal atau bahkan tidak diterapkannya pelaksanaan faktor internal tadi. Faktor inilah yang disebut-sebut kebanyakan orang dan dijadikan sebagai agenda politik, seperti misalnya besarnya angka kemiskinan dan pengangguran, pendidikan yang kurang merata, peningkatan kesehatan dan lain sebagainya. Jadi dikonklusikan bahwa Faktor ini secara tidak sadar ditimbulkan dari kurangnya pemahaman administrasi dari para penyelenggara pemerintahan itu sendiri, serta kurang maksimalnya penyelenggaraan Administrasi dalam pemerintahan.

Penutup:

Kesimpulan

         Jadi kesimpulannya, Birokrasi dan Administrasi itu mempunya hubungan yang sangat erat. Dan setiap manusia pasti tidak akan lepas dari sebuah birokrasi karena birokrasilah yang menghubungkan manusia yang satu dengan manusia yang lain.

         Semoga sistem birokrasi di negara kita semakin berfungsi dan dapat menjalankan birokrasinya dengan baik tanpa ada halangan atau masalah.

Saran

         Sekian penulis ucapkan, apabila ada salah-salah kata, penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya. Dan mohon dengan sangat saran dan kritiknya, karena saran dan kritik pembaca sangat berguna bagi penulis untuk mengintropeksi kembali tulisan yang penulis buat. Semoga tugas ini dapat bermanfaat bagi yang membaca dan penulis mendapatkan nilai yang baik pula. Sekian dari penulis, penulis ucapakan terima kasih.